Когда вы храните табель успеваемости своей внучки в шестом классе на память, это вызывает трогательную ностальгию. Однако если сделать то же самое с балансами клиента двенадцатилетней давности, у вас могут возникнуть серьезные проблемы с законом.
Чем дольше, тем лучше?
Последовательное соблюдение правил измельчения файлов благодаря сервису https://reisswolf.ua/ru может избавить вашу компанию или учреждение от затруднений, штрафов и даже судебных разбирательств. Прежде всего, вы должны четко понимать, что хранить и как долго. В случае документов, на которые не распространяются какие-либо особые правила, вам следует подумать, выгодно ли их хранение.
Не так давно внимание общественности привлекло необычное происшествие: правительство Австралии продало старые картотечные шкафы благотворительному магазину для продажи офисной мебели. К сожалению, они забыли забрать из него секретные файлы за несколько лет до этого. Сообщение новостного канала ABC News разошлось по всему миру. Файлы были старше 10 лет и содержали, среди прочего, неприятные подробности ошибок, допущенных администрацией, стратегий национальной обороны и некоторых укрытий.
Поскольку хранить электронные данные дешевле, чем избавляться от них, компании и учреждения часто испытывают искушение хранить всю информацию на неопределенный срок. Но хранение файлов и документов дольше, чем требуется по закону, официальным постановлениям или деловым соображениям, открывает двери для опасностей по неосмотрительности.
С чего начать?
Представьте себе следующее: на бывшего клиента финансовой консультационной фирмы подали в суд за фальсификацию бухгалтерских книг в течение 10 лет. Подсудимый давно уничтожил документы. Однако в ходе расследования его адвокаты обнаруживают, что его бухгалтерская фирма до сих пор хранит копии. Бухгалтерская фирма теперь может быть вовлечена в процесс, который она могла бы спасти, если бы своевременно позаботились об услуге “уничтожение документов“.
Хорошо продуманная концепция хранения и утилизации начинается с анализа файлов: какие документы необходимо хранить на самом деле в соответствии с правилами или для внутренних целей? Правила часто различаются в зависимости от отрасли или компетентного органа. Например, в США Закон о медицинском страховании (HIPAA) требует от врачей и медицинских учреждений хранить медицинские записи не менее 6 лет, а налоговая служба требует от налоговых специалистов хранить налоговые декларации своих клиентов не менее 3 лет. Аналогичные правила действуют и в других странах, и внутренние правила вашей компании или учреждения всегда должны основываться на местных правилах.
Данными и документами необходимо тщательно управлять на протяжении всего их жизненного цикла. Рекомендуется указать предполагаемый срок хранения файлов. В случае неопределенного обязательства по хранению архивирование должно осуществляться в защищенном месте или документы должны быть отсканированы, сохранены в электронном виде, а бумажные файлы уничтожены. Кроме того, документы всегда должны быть помечены таким образом, чтобы их можно было быстро найти снова. Аудиторы не любят ждать.
