В Україні триває перехід на електронний облік трудової діяльності. Про це повідомляє Пенсійний фонд України та внесенні зміни до деяких законодавчих актів.
Цифронізація – один із основних напрямків розвитку суспільного життя, невіддільною частиною якого є пенсійне забезпечення. Зокрема, вже зараз в Україні триває перехід на електронні трудові книжки.
У зв’язку з цим у багатьох громадян виникають запитання: чи можуть бути штрафи, чи не «згорить» стаж і чи взагалі можна буде подати документи після завершення перехідного періоду ?
Що таке електронна трудова книжка
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперового документа, який зберігається в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Вона містить всю інформацію про вашу трудову діяльність: місця роботи, посади, періоди роботи, накази про прийняття та звільнення.
При цьому паперова книжка після оцифрування не викидається — вона віддається власнику на зберігання і продовжує мати юридичну сил. Проте в пріоритеті залишається електронна трудова книжка.
Чому відбувається оцифрування: головні причини реформи
Перехід на електронний формат зумовлений кількома важливими факторами:
- Автоматичне призначення пенсій. Головна мета — щоб людина при досягненні пенсійного віку отримувала виплати автоматично («в один клік»), без необхідності збирати довідки та інші документи у держустановах.
- Захист від втрати та знищення. Паперову книжку можна загубити, вона може згоріти або залишитися на окупованій території чи в зоні бойових дій. Цифрові дані надійно захищені в надійних державних серверах.
- Усунення людського фактора. Мінімізуються ймовірність виникнення проблем при заповненні паперових трудових книжок, наприклад, через неуважність кадровика, який може зробити помилку чи забути поставити печатку.
Чи обов’язково оцифровувати трудову книжку
На сьогоднішній день це обов'язково. Згідно із Законом України № 1217-IX, в Україні запроваджено п'ятирічний перехідний період для оцифрування паперових трудових книжок. Таким чином, дедлайном оцифрування трудових книжок є дата – 10.06.2026.
Звертаємо увагу, що цей процес є обов'язковим для всіх працівників, а також тих громадян, які тимчасово не працюють.
Ще не підписані на наш Telegram-канал "Головні новини Києва – 44.ua"? Тоді долучайтесь, щоб бути в курсі усіх актуальних, важливих та перевірених новин Києва, Київської області та України.
Кому варто зробити це в першу чергу
Хоча процес оцифрування трудових книжок стосується всіх, особливу увагу прямо зараз слід приділити:
- Людям передпенсійного віку (щоб вчасно виявити проблеми зі стажем).
- Особам, які мають стаж, набутий до 1 січня 2004 року (до запровадження системи персоніфікованого обліку).
- Тим, хто часто змінює роботу або працює у приватних підприємців.
- Громадянам, які планують виїзд за кордон.
Як оцифрувати трудову книжку: інструкція
Процедуру може виконати як ваш роботодавець, так і ви самостійно таким чином:
- Підготуйте документи. Скануйте або якісно сфотографуйте всі сторінки трудової книжки та документи про стаж (диплом, військовий квиток тощо). Фото мають бути чіткими, у форматі JPG або PDF, розмір кожного файлу — не більше 1 Мб.
- Авторизуйтесь. Зайдіть на Портал електронних послуг ПФУ за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису), Дія.Підпису або BankID.
- Знайдіть потрібний розділ. У лівому меню оберіть «Відомості про трудові відносини».
- Заповніть дані та завантажте файли. Надайте згоду на обробку персональних даних, перевірте свої реквізити та прикріпіть підготовлені скан-копії.
- Підпишіть та відправте. Накладіть свій КЕП і відправте документи на розгляд ПФУ. Статус опрацювання можна перевірити в особистому кабінеті.
Чи будуть штрафи після 10 червня 2026 року
10 червня 2026 року завершується офіційний 5-річний перехідний період, відведений на оцифрування.
Безпосередніх фінансових «штрафів» чи покарань для звичайних громадян за відсутність електронної трудової після цієї дати законодавством не передбачено.
Проте, якщо дані не будуть внесені до системи, пенсію не зможуть призначити автоматично. Вам доведеться у ручному режимі доводити свій стаж, подавати паперові документи, що суттєво відтермінує отримання перших пенсійних грошей.
Як не втратити роки стажу: що треба перевірити перед оцифруванням
У пенсійному фонді ретельно й відповідально оцінюють документи. Перед тим, як надсилати скан-копії, уважно перевірте паперову книжку на наявність таких помилок:
- Титульна сторінка. Прізвище, ім'я, по батькові та дата народження мають ідеально збігатися з паспортними даними.
- Печатки та підписи. Кожен запис про прийняття чи звільнення має бути завірений печаткою підприємства та підписом відповідальної особи. Якщо печатка нечітка — ПФУ може не зарахувати цей період.
- Виправлення. Будь-які виправлення ручкою поверх тексту без завіряючого напису «Виправленому вірити» та печатки роблять запис недійсним.
- Зміна прізвища. Якщо ви змінювали прізвище (наприклад, після одруження), на внутрішньому боці обкладинки має бути відповідний запис із посиланням на свідоцтво про шлюб, завірений печаткою.
Джерело: 44.ua
